Чек-лист подготовки к выставке

Итак, всего через два месяца откроется выставка WorldFood Moscow 2023. Пришло время, чтобы задуматься о том, что необходимо предусмотреть и подготовить, чтобы сделать свое участие максимально эффективным и результативным

Выставку WorldFood Moscow ежегодно посещают более 20 000 закупщиков из оптовой и ритейл торговли и предприятий HoReCa. Но для того, чтобы максимальное количество посетителей пришло именно на ваш стенд, следует учесть многие моменты.

Мы подготовили для вас чек-лист, с помощью которого вы сможете определить, насколько ваша компания готова к участию в выставке.

Участие со стендом — это базовый формат участия. Именно от качества вашего стенда зависит, как много посетителей обратят внимание на вашу продукцию и сколько контактов вы сможете привлечь.

Чтобы быть уверенным, что ваш стенд отвечает всем критериям эффективности, убедитесь, что:

• У вас подписан договор с организатором, выбрано и подтверждено место, площадь и конфигурация стенда
• У вас определены задачи участия в выставке, вы понимаете, кто ваша целевая аудитория и какой ассортимент продукции вы хотите представить на выставке
• У вас заказана стандартная застройка стенда от Организатора, либо выбран подрядчик на дизайн и проектирование стенда. Сторонний застройщик должен пройти процедуру аккредитации в «Крокус Экспо»
• У вас заказана необходимая дополнительная мебель и оборудование
• У вас заказаны все необходимые вам технические подключения (электричество, вода, Wi-Fi)
• У вас заказаны услуги дополнительной уборки и охраны стенда (при необходимости)
• Вы спланировали и согласовали с организатором график активностей на стенде (промо-активности, розыгрыши, презентации и т.д.)
• У вас оформлены заявки на ввоз и вывоз оборудования и экспонатов, заказаны услуги доставки и логистики

Полезные ссылки:
Забронировать стенд >>>
Правила проектирования стендов и работы на выставке >>>
Заказать застройку, технические услуги, дополнительную мебель >>>
Шаблоны писем и заявок на ввоз и вывоз оборудования >>>

От качества подготовки персонала, который будет работать на стенде, напрямую зависит эффективность участия в выставке.

Чтобы быть уверенным, что ваша команда готова к выставке, убедитесь, что:

• У вас рассчитан и определен список персонала, который будет работать на выставке
• У вас заказан дополнительный персонал для работы на выставке (при необходимости)
• Вы составили график работы персонала на выставке, определили и распредилили функционал и зоны ответственности
• У вас забронированы гостиницы и куплены билеты для всех сотрудников, работающих на выставке (если ваша компания располагается не в Москве)
• Все члены вашей команды зарегистрировались и посетили бесплатный практический вебинар «Эффективное участие в выставке WorldFood Moscow»
• Вы заказали дополнительный тренинг для подготовки персонала к работе на стенде (при необходимости)
• У вас заказаны дополнительные беджи для персонала (базовое количество беджей рассчитывается по формуле «один бедж на каждые 3 кв. м выставочной площади)
• У вас заказаны промо-беджи для работы промо-персонала на выставке
• Вы внесли данные о компании и всех членах своей команды в личный кабинет участника. Ссылку и пароль для доступа в личный кабинет можно запросить у координатора выставки
• У вас составлен график встреч с клиентами и партнерами на выставке
• У вас назначены организационные собрания с командой перед выставкой и в дни проведения выставки
• У вас определен способ сбора и учета контактов на выставке
• У вас заказан сервис для работы с посетителями и сбора лидов на выставке LeadFrog (при желании)

Полезные ссылки:
Гостиницы и визовая поддержка >>>
Сервис для сбора лидов LeadFrog >>>
Практический вебинар «Эффективное участие в выставке WorldFood Moscow» >>>
Тренинг для персонала >>>

Начать продвижение и анонсировать участие вашей компании на выставке необходимо заранее.

Чтобы быть уверенным, что вы по максимуму использовали возможности для продвижения, убедитесь, что:

• Вы заказали дополнительную рекламу на площадке, либо в информационных каналах выставки (при желании)
• Вы рассмотрели спонсорские возможности на выставке (при желании)
• Вы рассмотрели возможность интеграции вашей продукции в спецпроекты выставки (при желании)
• Вы направили организатору новость для анонса участия вашей компании на выставке. Воспользоваться этой опцией можно бесплатно
• Вы подали заявку на бесплатное включение информации о своей продукции в ежемесячный новостной дайджест выставки через своего менеджера
• Вы проанонсировали участие вашей компании в выставке по всем своим коммуникационным каналам (сайт, рассылки, соцсети и т.д.)
• Вы пригласили ваших клиентов и партнеров на свой стенд на выставке
• У вас есть персональный промо-код для регистрации посетителей на выставку. Получить промо-код вашей компании можно у координатора или маркетолога выставки
• Вы распространили индивидуальный промо-код вашей компании через свои коммуникационные каналы
• Вы подготовили сувениры и промо-продукцию для посетителей
• Вы заказали видео- и фотосъемку на выставке (при необходимости)
• Вы подготовили план информационных активностей на дни выставки (участие в интервью, публикации в СМИ и на сайте, публикации в социальных сетях компании)

Полезные ссылки:
Спонсорство и реклама на выставке >>>
Спецпроекты выставки >>>
Промо-код участника >>>

Надеемся, что этот список поможет вам систематизировать подготовку к выставке и максимально эффективно отработать на площадке.

Если у вас возникнут вопросы, пожалуйста, обращайтесь к менеджерам выставки.
Контакты команды WorldFood Moscow >>>